Liels klients ne vienmēr ir sarežģīts. Un mazs — ne vienmēr viegls.
Kad runā par ārpakalpojuma grāmatvedību, diezgan bieži var dzirdēt pieņēmumu: mazs uzņēmums grāmatvedim būs vienkāršs, bet liels uzņēmums — sarežģīts.
Manā pieredzē tas nav tik viennozīmīgi.
Darba apjomu, protams, ietekmē dokumentu skaits, darbinieku skaits, darījumu veidi un citi uzņēmuma lieluma rādītāji. Taču ikdienas darbu ļoti būtiski ietekmē arī kas cits — cik sakārtoti uzņēmumā notiek procesi un kā informācija nonāk līdz grāmatvedībai.
Mazs uzņēmums ne vienmēr nozīmē maz darba
Uzņēmumam var būt pavisam neliels darījumu skaits, bet katram klientam ir savs darba ritms.
Vienam katru mēnesi jāatgādina par bankas dokumentiem. Citam jānoskaidro maksājumi. Vēl citam jāmeklē trūkstošie rēķini vai jāatgādina par informāciju, kas nepieciešama algu aprēķinam.
Atsevišķi katrs šāds jautājums nav nekas sarežģīts.
Taču, ja ir daudz mazu klientu, katram jāatceras savas īpatnības, termiņi un ierastā dokumentu aprites kārtība. Tad grāmatveža darbā būtiska kļūst ne tikai dokumentu apstrāde, bet arī nepārtraukta sekošana līdzi tam, kas no kura klienta vēl jāsaņem un kas vēl jānoskaidro.
Savukārt liels uzņēmums var būt ļoti pārskatāms
Liels dokumentu apjoms pats par sevi mani nebiedē.
Ja uzņēmumā ir skaidri noteikts, kas sagatavo dokumentus, kas tos apstiprina, kad informācija tiek nodota grāmatvedībai un kurš atbild par konkrēto procesu, arī liels uzņēmums var strādāt ļoti prognozējami.
Tad process ir vienkāršs:
informācija tiek sagatavota → nonāk pie grāmatvedības → tiek apstrādāta → tiek sagatavotas atskaites.
Jo mazāk grāmatvedim jāmin, jāmeklē un jāatgādina, jo vairāk laika var veltīt pašai grāmatvedībai.
Bet kas notiek, ja procesi nav sakārtoti?
Tad uzņēmuma lielums vairs nav galvenais jautājums.
Var būt liels uzņēmums ar daudziem darbiniekiem un ievērojamu dokumentu apjomu, kurā vienlaikus grāmatvedība par kādu būtisku informāciju uzzina tikai tad, kad jau jāveic aprēķins.
Piemēram, algu aprēķina laikā pēkšņi parādās jauns darbinieks, par kura pieņemšanu darbā grāmatvedībai informācija nav nodota.
Vai arī rēķini un citi dokumenti tiek iesniegti neregulāri, un nav skaidrs, vai konkrētais dokuments vēl nav iesniegts vai arī uzņēmumā tas vienkārši nav saņemts.
Šādās situācijās grāmatveža darbs kļūst neprognozējams nevis dokumentu skaita dēļ, bet tādēļ, ka informācija neiziet cauri visai nepieciešamajai darbību ķēdei.
Arī “pieredzējis uzņēmums” nav garantija
Šis ir jautājums, par kuru pēdējā laikā domāju arī pati.
Pie manis nonāk ne tikai tikko dibināti uzņēmumi. Ir arī klienti, kuri pirms tam vairākus gadus strādājuši un kuriem jau bijis cits grāmatvedis.
No šāda uzņēmuma intuitīvi varētu sagaidīt, ka grāmatvedības procesi jau ir izveidojušies — vadība zina, kādi dokumenti jāiesniedz, darbinieku izmaiņas tiek paziņotas, rēķini un citi nepieciešamie dokumenti tiek nodoti grāmatvedībai.
Taču realitāte ne vienmēr ir tāda. Un dažreiz patiešām nākas pārsteigumā nodomāt: “Kā šis uzņēmums līdz šim ir strādājis?”
Ne tāpēc, ka uzņēmums būtu slikts vai apzināti kaut ko nedarītu. Vienkārši gadiem ilgi izveidojusies sava kārtība, kurā iesaistītie cilvēki ir pieraduši pie konkrēta darba veida. Iepriekšējais grāmatvedis varbūt zināja, ko un kad sagaidīt, pats kaut ko atgādināja vai arī noteiktas lietas tika kārtotas citā veidā.
Mainoties grāmatvedim, pēkšņi kļūst redzams, ka daudzi procesi patiesībā nebija formalizēti.
Tāpēc arī es pārdomāju, kā labāk sākt sadarbību
Šādas situācijas liek man domāt ne tikai par klienta atbildību, bet arī par savu darba procesu.
Varbūt, uzsākot sadarbību ar uzņēmumu, kas jau vairākus gadus darbojas, nevajadzētu automātiski pieņemt, ka tā grāmatvedības procesi ir sakārtoti tikai tāpēc, ka uzņēmums nav jauns.
Iespējams, sākumā nepieciešams nedaudz vairāk laika veltīt tam, lai saprastu:
- kā uzņēmumā notiek dokumentu aprite;
- kas ir atbildīgs par informācijas nodošanu;
- kā tiek paziņots par jaunu darbinieku pieņemšanu vai citām personāla izmaiņām;
- kur un kā tiek glabāti dokumenti;
- kāda informācija grāmatvedībai regulāri nepieciešama;
- kādi procesi līdz šim bijuši atkarīgi no konkrēta cilvēka atmiņas vai ieradumiem.
Tas nav lieks birokrātisks solis.
Tas ir pamats tam, lai turpmāk grāmatvedības darbs varētu notikt mierīgi un paredzami.
Galu galā svarīgs nav tikai dokumentu skaits
Ārpakalpojuma grāmatveža darbu nevar novērtēt tikai pēc tā, cik rēķinu uzņēmums mēnesī izraksta vai saņem.
Tikpat svarīga ir informācijas aprites kvalitāte.
Sakārtoti procesi nozīmē mazāk pārpratumu, mazāk steidzamu jautājumu un mazāk situāciju, kad kāda svarīga informācija parādās pēdējā brīdī.
Un varbūt tieši tāpēc man arvien vairāk šķiet, ka ārpakalpojuma grāmatvedībā visvērtīgākais nav uzņēmuma lielums.
Visvērtīgākā ir sakārtota sadarbība.